Засади використання автоматизованої системи документообігу суду.

                                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                        рішенням зборів суддів

                                                                                                                        від 07.08.2015 р.  № 6

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ ЛЕБЕДИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

Із змінами та доповненнями, внесеними рішеннями зборів суддів 

  №7 від 16.11.2015, 

№2 від 06.07.2018 

№2 від 15.07.2022

                                              №1 від 28.03.2025 (вводиться в дію з 01.04.2025)

1. Загальні положення

     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі- Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі- Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

     У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Лебединського районного суду Сумської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до   Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів, на яких їх затверджено (внесено зміни або доповнення).

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

     Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

     Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення.

3. Особливості розподілу справ між суддями

     Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

     Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

     У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді - члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді, або судді, який входить  до складу колегії у справі,  з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 цього Положення. 

     З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання) та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування автоматизований розподіл цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань.

     Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.

    У разі відсутності судді на роботі (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) матеріали про адміністративні правопорушення, розподілені на суддю завчасно передаються до канцелярії суду для повторного автоматичного розподілу з метою недопущення пропущення строків притягнення особи до відповідальності.

     У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід судді або заяви про самовідвід, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

      Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

   Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

     Не розподіляються  щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

     -  за два місяці до закінчення повноваження судді;

     - за  чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість  становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

     - за  один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість  становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

     - за  три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість  становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

     - у період відпустки судді;

     - за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів)  та в дні перебування судді в відрядженні (за наявності наказу голови суду);

     -  під час тимчасової непрацездатності судді;

     -  у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

     - у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя  – з моменту прийняття рішення про призначення;

     - в інших  передбачених  законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових  справ.

     Керівник апарату суду  перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

     У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду або працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

     Не розподіляються справи на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню.

     Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів на підставі довідки судді.

     Інформація про надання судді іншого дня відпочинку за чергування у вихідні та неробочі дні, заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

         5. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

     Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів проводиться щодо:

     1) клопотань (подань), заяв (крім заяв про відвід (самовідвід) судді (слідчому судді) та скарг, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

    У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді у випадках надходження клопотань (подань), заяв та скарг по одному кримінальному провадженню, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань), заяв та скарг в межах цього кримінального провадження обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

     Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в межах одного кримінального провадження, всі клопотання (подання), заяви та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду,  передаються раніше визначеному слідчому судді;

    2) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

     У разі, якщо суддя, судове рішення якого скасоване, на момент повернення справи з суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про АСДС така справа передається на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду.

     За відсутності технічної можливості автоматичного виключення судді відповідно до вимог ст. 37 ЦПК України, ухвалу про закриття провадження у справі якого скасовано, під час реєстрації судової справи після повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій, відповідальний за здійснення автоматизованого розподілу судових справ відповідальний працівник вносить інформацію про цього суддю у підпункт «Судді, які не мають права брати участь у розгляді» розділу "Судді" обліково-статистичної картки на справу, та складає відповідну довідку;

     3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення;

     4) повернення судового збору;

     5) заяви про перегляд заочного рішення;

     6) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

     7) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

     8) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

     9) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

     10) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

     11) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

     12) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову доказів;

     13) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо такі справи надійшли в один день;

     14) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

     У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 4, 6, 7, 10, 12, 13, 14 розділу 5 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

    У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 3, 5, 8, 9, 11 розділу 5 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вони розподіляються раніше визначеному судді, навіть за відсутності на час реєстрації справи такого судді на роботі.

6. Коефіцієнти адміністративних посад

     В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративну посаду голови суду  встановлюється коефіцієнт 0,9.

     У разі  виконання суддею, який не є головою суду, адміністративних обов’язків голови суду понад 1 місяць, для такого судді встановлюється коефіцієнт  0,9 на весь час виконання обов’язків на адміністративній посаді понад встановлений строк.

7. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

     В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

    Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

     В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

     У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді тримання  під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.